第一天,2010年10月21日,我有幸进入绥化农垦法院成为一名公务员。上班的第一天领导就把档案管理的工作交付给我,对于一个从来没有档案工作经验的我来说,一切都显的有些措手不及。我赶紧向有经验的同志请教,细心听取他们的建议,学习和摸索工作的秘诀。
第二天,我开始着手学习《农垦法院档案管理规定》、《人民法院档案工作考评标准》和《档案保护技术》。可是我一接触面前的这些档案材料,特别是电子档案时,头发涨,眼发花,几乎晕了过去。从1983年到2010年的电子卷宗几乎没有整理过;文字材料装订杂乱无章;声像档案、统计档案残缺不全。我意识到这项工作“时间紧、任务重、难度大”。
第七天,经过一周时间对工作的了解,对于这样一份复杂而重大的任务,我在思想上产生了极大的压力。我把这种状况和工作上的一些想法及时地汇报给领导,领导也非常重视,成立了档案管理领导小组,把档案工作纳入到全院工作日程中来,多次开会研究决定档案管理中的具体问题,积极采纳了我提出的合理化建议,全院同志都积极地行动起来,为我院档案管理工作能上一个台阶而努力着。院领导和同志们都这样重视和支持此项工作,我作为档案管理的执行者,还能说什么呢!从此,我一头扎向“文山纸海”里。
第十四天,工作量最小的应该是文书卷,我决定先从简单的入手。对于已装订成册的文书卷,要按照新标准拆开重新装订,要逐件按照类型、性质、保管期限分类整理,对卷页要进行平整、修补、捋齐,重新编写目录,打印页码,制作归档盒……在不到二十平方米的办公室里堆满了整理的材料,室内真的是无立足之地。
第二十八天,“为什么忙了这么多天,室内还是杂乱无章呢?”我不禁问自己,“为什么忙了好多天,工作没有什么明显成效?”面对“文山纸海”我冷静思考,难道这些东西就没有规律可寻吗?不,有的。我把档案按照类别、年代、案由、这样一个工作顺序进行分类,制定了一个工作计划表,按照计划表来进行工作,效率明显有了提高,室内杂乱无章的情况也明显有了改善。
第五十六天,根据我院的实际情况和自己工作中得到的经验,我向院领导提出了《电子档案工作的三点改进办法》,得到了院领导的认可。电子档案由与纸质档案同步院机关统一保存,改为与纸质档案分离由各法庭自行保存,进一步加强了法院档案的安全性,扩大了电子档案的使用范围,更方便的为法庭干警服务。同时,我院的档案信息化扫描录入工作也全面展开,办公室全体成员都上阵了,我们分成2人一组,每天除去中午吃饭时间,余下都是工作,到晚上下班时没有完成工作进度的就延迟下班。
第九十天,院领导采纳了我提出的改进档案室基础设施的建议,投入3万元为档案室更换了10组密集架,淘汰了老式的铁皮卷柜,还为档案室配备了微机和大容量硬盘。院领导的大力支持,督促我树立高度的责任心与使命感。为了确保快速妥善安装密集架,保障工程期间档案安全,我连续一星期时间,跟随施工师傅加班的深夜。档案室基层设施改造后,院领导组织本院有关同志对档案室进行了检查并提出表扬。
第一百六十五天 按照中院的要求,在办公室主任的指导下,重新建立了《档案管理员责任制》、《档案安全保密制度》、《诉讼档案立卷归档制度》、《声像档案立卷归档制度》、《档案归档验收制度》、《档案鉴定销毁制度》、《诉讼档案销毁制度》、《档案借阅查档制度》、《档案利用统计制度》、《档案扫描制度》并把这些规章制度做成展板挂在档案室墙上,同时还为档案室添置了温度计和湿度计。
第二百六十五天,2011年7月28日,我随同院领导参加农垦中院在红兴隆法院举办的政务管理暨档案工作现场会,学习并了解了垦区先进档案管理情况。红兴隆先进的管理方法给了我很大启发,回来后我积极学习兄弟单位档案室的建设和管理经验,坚持系统自学专业理论,提升自身工作能力,改进工作方式方法,提高工作效率,使得我院档案更规范、更工整。
第三百六十五天,由于省高院建设法院网站的工作需要,院领导指派我负责院里网站建设工作,由新来的女同志接替我的档案管理工作。至此,我在档案管理岗位上工作了三百六十五个日夜,总计完成电子档案18516册,补整档案718册,文书档案219册,声像档案12件,统计档案1件。
如今步入我们的档案室,给人一种全新的感觉,整洁的档案柜立在两侧,醒目的规章制度挂在墙上。再看各类卷宗,排列规范、装订整齐、摆放科学,为今后档案管理和利用打下了良好基础。这是我们日日夜夜辛勤劳动的成果,为此我感觉欣慰。